Trong kế toán có khá nhiều các thuật ngữ mà một kế toán viên lâu năm cũng chưa chắc nắm vững được. Reconcile cũng là một trong những thuật ngữ đó. Vẫn còn có khá nhiều người cảm thấy băn khoăn khi nghe đến thuật ngữ này. Vậy reconcile trong kế toán là gì? Hãy đọc bài viết dưới đây để có thêm những kiến thức cho mình nhé.
Reconcile là gì?
Bởi vì không thể tìm một từ ngữ tiếng Việt nào có thể diễn tả đúng ý nghĩa của thuật ngữ reconcile trong kế toán là gì, cho nên, chúng ta hãy chấp nhận và hiểu bản chất của nó. Và trong bài viết này, chúng tôi giữ nguyên thuật ngữ reconcile mà không cố gắng gượng ép nó vào một từ ngữ tiếng Việt chuyển nghĩa nào khác.
Theo đó, reconcile được hiểu là quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu được ghi trên sổ với thực tế vào thời điểm cuối kỳ hạch toán (thường là cuối mỗi tháng). Việc làm này cần được thực hiện một cách chi tiết, cẩn thận nhằm đảm bảo các số liệu đúng trước khi đóng sổ và lên báo cáo tài chính.
Người kế toán trong quá trình thực hiện reconcile nếu phát hiện mọi khác biệt (difference) cần phải giải thích và thực hiện điều chỉnh cho đúng với thực tế. Công việc này mất khá nhiều thời gian của kế toán, cho nên hãy thực hiện reconcile hàng tháng, tránh để lâu hơn khi số liệu ngày càng nhiều, việc tìm kiếm sai lệch sẽ càng trở nên khó khăn hơn.
Khi nào thì cần thực hiện reconcile
Mục đích của việc reconcile là phát hiện và sửa chửa những sai sót trong quá trình ghi chép số liệu vào sổ, đảm bảo các số liệu được ghi trong sổ đúng với số liệu thực tế. Cho nên, vào mỗi kỳ kế toán (thường là hàng tháng), kế toán viên nên thực hiện reconcile nhằm đảm bảo sổ sách được ghi chép chính xác. Còn không, khi kế toán viên đợi đến cuối kỳ kế toán năm, khi thực hiện lập báo cáo tài chính mới bắt đầu thực hiện reconcile, lúc này, số liệu trong sổ rất nhiều, sẽ gây khó khăn khi đối chiếu đồng thời dễ xảy ra sai sót hơn.
Nhiều người thường chủ quan rằng khi lập thử bảng cân đối kế toán, ta nhận thấy các tài khoản đã cân đối rồi thì không cần thiết phải thêm bước reconcile. Thế nhưng, có nhiều trường hợp, số liệu nhập vào không đúng, có nhiều chi tiết sai sót nhưng khi lập thử, bảng cân đối kế toán vẫn hoàn chỉnh. Cho nên, bạn không nên chủ quan mà bỏ qua bước reconcile này mà hãy dành thời gian thực hiện vào mỗi kỳ kế toán cụ thể.
Mặc dù khi thực hiện reconcile sẽ chiếm rất nhiều thời gian của kế toán viên, tuy nhiên, đây là bước bắt buộc phải thực hiện, cho nên, hãy đảm bảo vào mỗi kỳ kế toán (nên là hàng tháng), khi các tài khoản không còn biến động, hãy thực hiện reconcile để giảm bớt thời gian, gánh nặng vào cuối kỳ kế toán năm.
Ai là người cần thực hiện reconcile?
Khi bạn đã quan tâm đến khái niệm reconcile trong kế toán là gì chắc hẳn bạn cũng sẽ quan tâm rằng ai là người cần thực hiện reconcile vào mỗi cuối kỳ kế toán.
Theo chúng tôi, không có một sự phân chia trách nhiệm rõ ràng cho một cá nhân, vị trí cụ thể nào. Mà sẽ phụ thuộc vào từng công ty, doanh nghiệp mà có sự phân bổ cụ thể. Theo đó, từng cá nhân kế toán viên phụ trách một mảng nào sẽ chịu trách nhiệm thực hiện reconcile cho mảng đó. Trong một số trường hợp cụ thể, công việc này có thể thay đổi tùy vào sự phân bổ của kế toán trưởng.
Ngày nay, với sự hỗ trợ từ các phần mềm kế toán mà quá trình thực hiện các công việc của kế toán viên cũng giảm tải gánh nặng hơn rất nhiều. Theo đó, sẽ có nhiều công đoạn trong quá trình làm báo cáo tài chính có thể được thay thế bởi những phần mềm kế toán hỗ trợ.
Tuy nhiên, bởi vì không chỉ xảy ra sai sót trong quá trình lập bảng cân đối tài khoản, cân đối tài chính mà có thể sai sót từ chính bước nhập số liệu. Vì thế, bước reconcile vẫn không thể bỏ qua.
Reconcile là bước quen thuộc trong kế toán. Tuy nhiên, rất ít tài liệu đề cập rõ đến khái niệm này khiến nhiều kế toán viên cảm thấy hoang mang khi được nhắc đến. Hy vọng với bài viết này phần nào giúp bạn nắm rõ những thông tin về reconcile trong kế toán.